Prowadzenie ksiąg elektronicznie i przesłanie ich do urzędu to dwa powiązane, ale różne obowiązki. Firma objęta nowymi zasadami musi prowadzić właściwe księgi lub ewidencje przy użyciu programu komputerowego od wskazanego dla niej roku. Plik JPK z tymi danymi przekazuje po zakończeniu roku. Nie oznacza to wysyłania całej księgi co miesiąc razem z JPK_VAT.
Co zmienia obowiązek elektronicznych ksiąg i JPK?
Zmiana dotyczy danych służących do rozliczenia podatku dochodowego. Zależnie od sposobu prowadzenia księgowości będą to dane z ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów. Przewidziano również pliki dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ministerstwo Finansów określa ten zestaw struktur jako JPK_PD.
W praktyce samo zapisanie dotychczasowej papierowej księgi jako PDF nie realizuje obowiązku. Dane mają być prowadzone przy użyciu programu komputerowego, a następnie przekazane w odpowiedniej strukturze JPK. Dlatego warto sprawdzić, czy używany system księgowy obsługuje format właściwy dla firmy. Dostępne są też narzędzia i formularze udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
JPK_VAT i JPK_PD nie są tym samym plikiem. JPK_VAT dotyczy rozliczeń VAT. Nowy obowiązek odnosi się do ksiąg i ewidencji prowadzonych na potrzeby PIT lub CIT. Sposób rozliczania VAT pomaga jednak ustalić, kiedy dana grupa podatników zostaje objęta nowymi zasadami. Szczegółowy wykaz struktur JPK dla podatków dochodowych publikuje Krajowa Administracja Skarbowa.
Kogo obejmuje obowiązek w 2026 r., a kogo od 2027 r.?
Wdrażanie rozpoczęło się wcześniej od największych podatników CIT i podatkowych grup kapitałowych. Kolejny etap obejmuje rok 2026, a następny rozpoczyna się w 2027 r. Daty te wskazują, od kiedy właściwa grupa ma prowadzić księgi lub ewidencje zgodnie z nowymi wymaganiami; pierwsza wysyłka pliku za dany rok następuje później.
| Od kiedy | Kogo zasadniczo dotyczy etap |
|---|---|
| 2026 r. | Pozostałych podatników CIT oraz podatników PIT objętych obowiązkiem, którzy są zobowiązani do przesyłania miesięcznego JPK_V7M. |
| 2027 r. | Pozostałych podatników objętych obowiązkiem, w tym zobowiązanych do przesyłania kwartalnego JPK_V7K. |
Taką kolejność wskazują informacje Ministerstwa Finansów o JPK_PD oraz harmonogram poszczególnych struktur. W przypadku ksiąg rachunkowych CIT znaczenie może mieć również rok podatkowy lub obrotowy inny niż kalendarzowy — dlatego podane w tabeli lata są punktem wyjścia do ustalenia terminu dla konkretnego podmiotu.
Przykładowo przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który jest zobowiązany do składania JPK_V7M, należy zasadniczo do etapu rozpoczynającego się w 2026 r. Przedsiębiorca składający JPK_V7K należy zasadniczo do etapu rozpoczynającego się w 2027 r. O zakwalifikowaniu nie przesądza jednak samo to, że ktoś jest „małą firmą” — trzeba sprawdzić jego obowiązki ewidencyjne i sposób rozliczania VAT.
Jaki plik JPK odpowiada sposobowi prowadzenia księgowości?
Rodzaj pliku wynika z tego, jakie księgi lub ewidencje firma ma obowiązek prowadzić. Nie wybiera się go według wielkości firmy ani według tego, czy dokumenty trafiają do księgowości stacjonarnie, czy zdalnie. Ministerstwo Finansów publikuje struktury JPK dla poszczególnych rodzajów ksiąg i ewidencji.
Księgi rachunkowe
Podatnik prowadzący księgi rachunkowe przekazuje dane księgowe w strukturze JPK_KR_PD. Odrębna struktura JPK_ST_KR służy do przekazania danych z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. To dwa różne pliki, dlatego przy ustalaniu zakresu wysyłki trzeba uwzględnić również obowiązki dotyczące ewidencji majątku.
Przy pierwszej wysyłce należy dodatkowo sprawdzić, czy danej grupy podatników i danego roku nie dotyczy zwolnienie z przekazania JPK_ST_KR. Przykładowo Ministerstwo Finansów wskazuje takie zwolnienie dla pierwszej grupy podatników CIT za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., a przed 1 stycznia 2026 r. Nie należy przenosić tego wyjątku automatycznie na kolejne lata.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, właściwą strukturą dla zapisów w tej księdze jest JPK_PKPIR. Dane z prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mają własną strukturę — JPK_ST. W praktyce trzeba więc sprawdzić oba obszary danych, zamiast zakładać, że plik z księgą zawiera również pełną ewidencję środków trwałych.
Ewidencja przychodów przy ryczałcie
Przedsiębiorca prowadzący ewidencję przychodów na potrzeby ryczałtu korzysta ze struktury JPK_EWP. Dla prowadzonego wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przewidziano JPK_ST — tę samą nazwę struktury, która występuje przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, warto ustalić z nim, które ewidencje są prowadzone dla firmy i jakie pliki zostaną na ich podstawie przygotowane. Informacje o zakresie takiej obsługi znajdują się na podstronie księgowość i administracja dla firm.
Kiedy trzeba przesłać pliki i czym różni się ten termin od daty rozpoczęcia obowiązku?
Rok rozpoczęcia obowiązku nie jest rokiem, w którym trzeba od razu wysłać roczny plik. Jeżeli przedsiębiorca należy do grupy objętej zmianą od 2026 r., prowadzi wymagane księgi lub ewidencje przy użyciu programu komputerowego za 2026 r. Dane za ten rok przekazuje po jego zakończeniu, w terminie właściwym dla rodzaju ksiąg.
Od 1 lipca 2026 r. obowiązują przepisy, które rozdzielają terminy wysyłki w zależności od rodzaju ksiąg. Wcześniejsze informacje wiążące wszystkie pliki z terminem złożenia zeznania mogą więc prowadzić do błędnego wniosku w przypadku ksiąg rachunkowych.
| Rodzaj danych | Termin przekazania według przepisów obowiązujących 23 września 2026 r. |
|---|---|
| Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz prowadzona przy niej ewidencja środków trwałych | Do upływu terminu złożenia rocznego zeznania PIT. |
| Ewidencja przychodów przy ryczałcie oraz prowadzony przy niej wykaz środków trwałych | Do upływu terminu złożenia rocznego zeznania dla ryczałtu. |
| Księgi rachunkowe podatnika PIT | Do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego. |
| Księgi rachunkowe podmiotu objętego przepisami o CIT | Do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego lub, w przewidzianych przepisami przypadkach, obrotowego. |
Terminy dla PKPiR, ewidencji przychodów i ksiąg rachunkowych wynikają z przepisów o przekazywaniu JPK dla podatków dochodowych oraz z ustawy zmieniającej ogłoszonej 15 czerwca 2026 r..
Przykład: przedsiębiorca prowadzi PKPiR, jest objęty obowiązkiem od 2026 r., a jego rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym. Księgę w wymagany sposób prowadzi za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. Plik dotyczący tego roku przekazuje po jego zakończeniu, w terminie złożenia rocznego zeznania PIT za 2026 r. Gdyby zamiast PKPiR prowadził księgi rachunkowe jako podatnik PIT, zastosowanie miałby odrębny termin: 31 lipca 2027 r.
Przy roku podatkowym lub obrotowym innym niż kalendarzowy datę końcową dla ksiąg rachunkowych CIT trzeba wyznaczyć od zakończenia właściwego roku. Nie należy w takiej sytuacji wpisywać automatycznie do kalendarza 31 lipca.
Jak przygotować firmę i dane księgowe do nowych wymagań?
Najpierw ustal, od którego roku obowiązek dotyczy Twojej firmy i jakie ewidencje faktycznie prowadzisz. Następnie sprawdź z osobą prowadzącą księgowość, czy używany program pozwala prowadzić te dane w wymaganej postaci i przygotować właściwe pliki. Sama możliwość wyeksportowania zestawienia do PDF lub arkusza nie potwierdza zgodności ze strukturą JPK.
Przed pierwszą wysyłką warto wykonać cztery konkretne czynności:
- Sprawdzić dane źródłowe — zwłaszcza zapisy w księgach oraz prowadzoną ewidencję lub wykaz środków trwałych. Plik dotyczący majątku powinien odzwierciedlać rzeczywistą zawartość tej ewidencji, także w odniesieniu do środków trwałych, które są już w pełni zamortyzowane, lecz nadal w niej figurują.
- Potwierdzić wersję programu i dostępne struktury — wymagania dotyczą zarówno sposobu prowadzenia danych, jak i przygotowania pliku do przekazania. Aktualne struktury i materiały techniczne publikuje Ministerstwo Finansów.
- Ustalić, kto podpisze i wyśle pliki. Jeśli robi to pełnomocnik, należy sprawdzić jego umocowanie. Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje również podpisywanie JPK_PD; nie jest wymagane osobne pełnomocnictwo wyłącznie do tych plików.
- Sprawdzić status wysyłki i zachować UPO. Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzie do sprawdzenia, czy plik został przetworzony, oraz pobrania urzędowego poświadczenia odbioru.
Bezpłatne formularze Ministerstwa Finansów pozwalają przygotować i przesłać określone pliki JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST. Nie są jednak programem do bieżącego prowadzenia tych ksiąg i ewidencji — to ważne przy wyborze rozwiązania na cały rok. Dostępne funkcje opisano na stronie bezpłatnych narzędzi do JPK_PD.
Najczęstsze sytuacje wymagające osobnego sprawdzenia
Zwolnienie z VAT i rozliczenia kwartalne
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT może nie składać JPK_V7M ani JPK_V7K. Nie oznacza to automatycznie wyłączenia z obowiązków dotyczących ksiąg dla podatku dochodowego. Harmonogram obejmuje również pozostałych podatników w etapie rozpoczynającym się w 2027 r. Datę i zakres obowiązku trzeba ustalić według przepisów właściwych dla prowadzonych ksiąg lub ewidencji.
Przy rozliczeniu kwartalnym VAT łatwo pomylić częstotliwość przesyłania danych z rodzajem pliku. Podatnik składający JPK_V7K przekazuje część ewidencyjną także za poszczególne miesiące kwartału, ale w harmonogramie JPK dla podatków dochodowych należy do etapu obejmującego pozostałych podatników od 2027 r.
Zmiana sposobu prowadzenia księgowości lub roku podatkowego
Jeżeli firma zmienia formę opodatkowania albo przechodzi z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe, trzeba ponownie ustalić rodzaj przekazywanego pliku i termin wysyłki. Dla PKPiR i ksiąg rachunkowych przewidziano odrębne struktury, a od lipca 2026 r. również różne zasady wyznaczania terminu przekazania danych.
Podobnie spółka z rokiem podatkowym innym niż kalendarzowy wyznacza termin dla ksiąg rachunkowych według zakończenia swojego roku, a nie według daty przyjętej dla firm zamykających rok 31 grudnia. W przypadku spółek niebędących osobami prawnymi znaczenie może mieć również rok obrotowy i status podatkowy wspólników.
Co ustalić z osobą prowadzącą księgi przed pierwszą wysyłką?
Najbardziej przydatna będzie krótka lista ustaleń dotyczących konkretnej firmy:
- od którego roku księgi lub ewidencje mają być prowadzone w programie komputerowym;
- jakie struktury JPK wynikają z prowadzonych ksiąg i ewidencji majątku;
- czy dane o środkach trwałych są kompletne oraz czy ma zastosowanie szczególne zwolnienie z przekazania odpowiedniego pliku;
- kto przygotuje, podpisze i prześle pliki oraz kto sprawdzi status i zachowa UPO;
- jaka jest data pierwszej wysyłki wyliczona dla danego roku podatkowego lub obrotowego.
Te ustalenia pozwalają rozdzielić zadania przedsiębiorcy i osoby prowadzącej księgowość, także przy zdalnej współpracy z biurem rachunkowym.
W praktyce najważniejsze są trzy kroki: ustalenie właściwego roku rozpoczęcia obowiązku, zapewnienie poprawnego prowadzenia danych w programie przez ten rok oraz terminowe przekazanie odpowiednich plików po jego zakończeniu.
FAQ
Nie. JPK_VAT i pliki zawierające dane ksiąg dla podatków dochodowych dotyczą innych zakresów danych.
Nie, jeżeli osoba podpisująca ma skuteczne pełnomocnictwo UPL-1 obejmujące tę czynność. Warto sprawdzić, kto konkretnie jest wskazany w pełnomocnictwie i kto będzie podpisywać plik.
Tak. Należy sprawdzić status przetworzenia i pobrać UPO, dostępne przez narzędzie wskazane przez Ministerstwo Finansów.
Jeśli chcesz ustalić zakres obowiązku dla swojej firmy i sposób przygotowania księgowości, możesz zarezerwować konsultację ze Spokojnymi Podatkami.
